Chi può agire per conto di un’impresa? Quale delega autorizza una persona a firmare, presentare un documento o ricevere una comunicazione ufficiale? E come si dimostra, senza ricostruzioni manuali, che un certificato era valido quando è stato usato?
Sono domande giuridiche, ma anche problemi di processo e di dati. La proposta europea sulla European Business Wallet vuole creare uno strumento armonizzato con cui imprese e soggetti pubblici possano identificarsi, autenticarsi e scambiare informazioni con valore giuridico nei rapporti transfrontalieri. Il 9 giugno 2026 il Consiglio dell’Unione europea ha adottato la propria posizione negoziale; a luglio sono arrivati nuovi contributi istituzionali sull’interoperabilità e sulle esigenze delle PMI.
È essenziale chiarire subito lo stato dell’iniziativa: la procedura legislativa 2025/0358/COD risulta ancora in corso. Non esiste quindi oggi un obbligo operativo definitivo per le imprese e le regole possono ancora cambiare durante il negoziato. Tuttavia, la direzione è sufficientemente concreta per porre una domanda manageriale: i sistemi aziendali sono pronti a collegare identità, deleghe, documenti e processi in modo verificabile?
Non è soltanto un portafoglio digitale
Secondo la posizione del Consiglio, il Business Wallet dovrebbe permettere alle imprese di provare la propria identità, verificare quella di altri soggetti, creare e condividere documenti affidabili, firmare o sigillare digitalmente, attribuire poteri di rappresentanza e comunicare attraverso un canale sicuro con aziende e pubbliche amministrazioni.
Queste funzioni non sostituiscono l’ERP. Il wallet dovrebbe fornire elementi verificabili; l’ERP, insieme ai sistemi documentali, al workflow e alla gestione delle identità, deve trasformarli in attività governate: qualifica di un fornitore, approvazione di un ordine, presentazione di una pratica, rinnovo di una licenza, firma di un contratto, gestione di una delega.
Il punto non è aggiungere una nuova app al catalogo IT. È evitare che il wallet diventi un altro archivio isolato, scollegato dai dati con cui l’impresa decide e opera.
Perché l’ERP entra nel progetto
Eurostat rileva che nel 2025 il 46,45% delle imprese dell’Unione europea utilizzava applicazioni ERP, con una distanza significativa tra piccole e grandi imprese: 41,08% contro 88,71%. I dati, pubblicati nel rapporto E-business integration, mostrano che la capacità di integrare informazioni tra funzioni aziendali non è ancora uniforme.
La European Business Wallet amplifica proprio questo tema. Un’identità verificata ha valore operativo solo se viene collegata al soggetto corretto nell’anagrafica clienti, fornitori o partner. Una delega digitale è utile solo se il sistema sa quale processo abilita, per quale periodo, con quali limiti e sotto la responsabilità di chi. Un certificato verificabile non basta se acquisti, qualità o compliance continuano a conservarne copie diverse senza una fonte univoca.
Per questo l’ERP diventa il punto di raccordo tra l’evidenza esterna e il processo interno. Non necessariamente deve contenere ogni documento, ma dovrebbe sapere quale soggetto lo ha prodotto, dove si trova la versione valida, quale evento ne ha richiesto l’uso e quale decisione ne è derivata.
Quattro nodi da progettare con attenzione
1. Identità legale e identità operativa
L’identità dell’impresa non coincide con l’account della persona che accede a un portale. I sistemi devono distinguere almeno il soggetto giuridico, l’unità organizzativa, la persona fisica, il ruolo ricoperto e l’utenza tecnica utilizzata. Se questi livelli vengono confusi, aumenta il rischio che un’autenticazione corretta produca un’autorizzazione sbagliata.
La prima attività utile è quindi ripulire i dati master: denominazioni, identificativi, sedi, relazioni tra società del gruppo, referenti e ruoli. Un wallet non può correggere a valle un’anagrafica incoerente.
2. Deleghe e poteri di rappresentanza
La proposta include la possibilità di delegare ad altri il potere di agire in una capacità giuridica. La posizione del Consiglio precisa però che il meccanismo non deve modificare procure e mandati disciplinati dal diritto nazionale o dell’Unione. È un dettaglio importante: la tecnologia rende la delega utilizzabile e verificabile, ma non crea da sola il potere giuridico.
Nel sistema aziendale servono regole esplicite su ambito, soglie, durata, revoca e sostituzione. “Può firmare” è un’informazione troppo generica; “può approvare contratti di fornitura fino a una determinata soglia, per questa società e fino a questa data” è un dato governabile.
3. Documenti verificabili e ciclo di vita
Licenze, permessi, certificati e attestazioni possono cambiare stato. Possono essere rinnovati, sospesi, revocati o sostituiti. Il processo deve conservare non solo il file, ma anche provenienza, validità temporale, versione, stato della verifica e collegamento con la decisione aziendale.
Per un responsabile acquisti, ad esempio, non basta vedere che un certificato è stato caricato. Deve sapere se era valido quando il fornitore è stato qualificato, chi lo ha verificato e quando sarà necessario un nuovo controllo.
4. Interoperabilità senza sostituzioni forzate
Il Consiglio sottolinea che i Business Wallet dovrebbero integrare, non sostituire, i sistemi nazionali B2B e B2G esistenti. Anche il contributo del Comitato delle regioni del 13 luglio richiama l’allineamento con strumenti europei come il Once-Only Technical System.
Per l’impresa questo significa chiedere ai fornitori applicativi architetture aperte: API documentate, eventi tracciabili, formati standard, gestione degli errori, registri di audit e possibilità di cambiare componente senza perdere la storia del processo. L’integrazione non può dipendere da un’esportazione manuale o da una casella e-mail.
Cosa può fare oggi un’impresa
Non serve avviare un progetto di adeguamento a una norma non ancora approvata. Serve migliorare capacità che saranno utili comunque.
- Mappare i processi in cui l’azienda deve provare identità, poteri, licenze, certificazioni o autorizzazioni.
- Verificare se anagrafiche ERP, CRM e procurement usano identificativi coerenti per la stessa organizzazione.
- Censire deleghe e procure, distinguendo il fondamento giuridico dal profilo tecnico assegnato nei sistemi.
- Collegare i documenti ai processi e alle decisioni, non soltanto a cartelle o record anagrafici.
- Definire revoca, scadenza, sostituzione e riesame per deleghe e attestazioni.
- Chiedere ai fornitori ERP come gestiscono API, identità federata, firma e sigillo elettronico, log, versioni e conservazione delle evidenze.
- Prevedere un proprietario del dato per identità d’impresa, rappresentanti, deleghe e documenti qualificanti.
Questa checklist ha un vantaggio: riduce subito errori, duplicazioni e passaggi manuali, anche se il testo europeo finale dovesse cambiare.
Sicurezza e responsabilità restano centrali
Un canale affidabile non elimina i rischi. Un potere di rappresentanza errato, una revoca non propagata o un collegamento sbagliato tra wallet e anagrafica possono autorizzare operazioni formalmente corrette ma sostanzialmente indebite. Servono quindi segregazione dei compiti, autenticazione forte, log non alterabili, controlli periodici e gestione degli incidenti.
Il parere del Comitato economico e sociale europeo, pubblicato nella Gazzetta ufficiale il 2 luglio 2026, insiste su strutture armonizzate per l’identificazione e i mandati, sicurezza, responsabilità e aderenza ai bisogni reali delle imprese. È un richiamo utile: la fiducia non nasce dal nome del prodotto, ma dalla qualità delle regole, dei dati e dei controlli.
Conclusione
La European Business Wallet è ancora una proposta, non una scadenza da inseguire. Ma anticipa un’evoluzione concreta: i rapporti tra imprese e amministrazioni saranno sempre più basati su identità, deleghe, documenti e comunicazioni verificabili.
Per chi governa ERP e processi, la priorità non è scegliere oggi un wallet. È preparare dati master affidabili, responsabilità chiare, integrazioni aperte e una catena di evidenze che colleghi il soggetto giuridico alla persona autorizzata, il documento al suo stato e ogni decisione al processo che l’ha prodotta.